初めてのグループワークを成功させるたった一つの秘訣

初めてのグループワークを成功させるたった一つの秘訣
複数名で何か実施したい。しかし、どう動けばいいか分からない…そんな課題をお持ちでしょうか？この記事ではグループワークの成功率を上げるための自分が行ったことについてまとめました。同じ悩みを持つ人の参考になれば幸いです。

ことの始まり

ことのきっかけは事業部内の方針を形にする必要があり、集まって顧客理解につながる活動をするでした。 この話に関しては別記事の「方針を形にする。ユーザー理解Day始めました」をご確認ください。

自己紹介

ロジクラでiOSエンジニア担当をしてる川上です。エンジニアですが、部署のいちメンバーとして部署活動の企画、運用を率先したりサポートしています。ベンチャーのような社員数の少ない企業では、掛け持ちはあるあるですね。

初回実施に向けた準備

初回のユーザー理解Dayに向けた初動について説明します。チーム内でグループワークを実施したいけど準備が心配な人の参考になれば幸いです。

ほぼ完璧なタイムスケジュールで実施

結論を先に述べるなら、約8時間の長丁場ながらもほぼ予定通りに進められることができました。

これはとても重要な結果です。

なぜなら、初回のグループワークで複数名の時間を使ったのに想定より成果が出なかったら場合、

上長からの印象は良い方向にはならず、メンバーからのグループワークに対するモチベーションや期待値が下降 してしまい、むしろグループワークがチームにとってネガティブに働いてしまうことがあるからです。

徹底した備えが成功の鍵

ざっくりとした目的・計画では、それだけ成功確率がブレてしまいます。

運良く事が進むこともあれば、何も良い効果が生まれず終わってしまうという経験をした方もいるのではないでしょうか 事前の準備を徹底さえすれば、グループワークの成功確率をかなり上げることができます。

これは初回イベントに向けて用意した裏方用の一部タスクになります。

オフィス組用にUberEatsを頼む時間さえも組み込んでいました。

また注文自体も前日に参加者から募っています。

グループワーク準備資料

実施環境

  • リモートワーク組とオフィスワーク組がいる
  • 途中2チームに分かれる時間がある
  • 人数は10名
  • 運用は二人

準備の流れ

  1. 方向性の認識合わせ
  2. プログラムのたたき台を二人で作成
  3. 私の方で細かい部分まで肉付け
  4. 当日の流れを脳内シミュレーションし不明点や不足点をなくす
  5. 当日調べないと分からない問題は、代替案も考えておく
  6. タスク出し
    1. 前日までに決めておくこと
    2. 当日の開始前に実施すること
    3. 当日開始後に実施すること
  7. 当日参加者用の資料用意
  8. 裏方用の資料も用意

ハイブリットワークならではの問題

弊社では木曜のWeeklyオフィスとリモートワークを活用し、ハイブリットワークで日々勤務しています。

ユーザー理解Dayは全員が集まる想定でしたが、必ずしも全員が集まれるとは限りません。

そのためリモート組が困らないために設備や運用を考える必要がありました。

その中で一番重視した点は、全員が見えるだけでなく、雰囲気が見える環境を作ることです。 当日の会場ではiPhoneからビデオ会議に接続し、それを全体を俯瞰できる場所に配置しました。こうすることで、会議のプログラムとプログラムの間や、休憩からの再開時になかなか始まらない場合に今どういう状況？という疑問を解決できる環境を作りました。

↓下図は事前に考えていた必要設備とその配置です。私一人に情報が依存してしまうと準備作業において私がボトルネックになるため、このように誰でも作業を手伝えるように作業情報を裏方資料に準備しておきました。

グループワーク当日のデスク上の設備配置図

大きい用紙とそれに印刷する方法

みんなで集まって作業ってなると、方眼用紙（A1）やA2のような大きな紙にみんなで付箋を貼ったり書き込んでいくイメージがあります。

しかし実際問題オフィスの複合機などにA1やA2といった大きい用紙はありません。文房具店などに行かないとありません。しかも用紙に事前に印刷などしたいってなるとA1が入るプリンタが必要です。でも大抵のオフィスにそんな大きい紙が入るプリンタは設置していないと思います。

弊社の同様で、紙を買うにしてもオフィス近くにそういった場所がなく、プリンタもありませんでした。

この問題の最適な解決方法はポスター印刷を使うことです。

ポスター印刷とは拡大分割して印刷することで、A4用紙をつなぎ合わせるとA1の印刷ができる方法です。この機能であればオフィスにおいてある大体のプリンターがサポートしているかと思います。

印刷したA4はテープで繋ぎ合わせます。

プログラム毎に想定時間を出す

予定した時間帯で終わらせるには予定プログラムに何分かかるかが必須情報です。

用意したプログラムを当日ぶっつけ本番で実施するのは、テストせずリリースするのと同じことです。コーディング同様に想定通りうまくいくかテストは大切です。

その見積もり確度を高めるために実際に喋る内容を用意したり、一連の流れを頭の中でシミュレーションを何度も繰り返しました。

当日トラブった事

当日に想定外に起きた問題がありました。

それは私自身がめったにオフィスに出社することがなかったため、

通勤時間を見誤って、予定してた到着時刻に遅れて準備時間がほとんど取れなかったことです… 😅

しかし、当日は別の裏方メンバーや当日手伝ってくれた方が裏方資料を見て作業を進めてくれたことで、開始までには無事間に合いました。

まとめ：グループワークは準備が大切

初めてやる人でも入念な準備と対策を練っておくことが大切です。

また初回に豊富な準備資料が用意されてることで次回開催時にその資料をベースに話を進められるため次回作業が円滑になります。

最後に

ロジクラでは顧客目線に立ち一緒に開発してくれるメンバーを募集しています！ 興味がある方はぜひこちらの募集をご覧ください！